Datenschutzerklärung

Stand: März 2026

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung unserer Plattform AMTUS.de.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

ALPTEC
Postfach 20251
Justus-Liebig-Straße 2-4
41564 Kaarst
Deutschland

E-Mail: [email protected]

Weitere Angaben zum Verantwortlichen finden Sie in unserem Impressum.

2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung):Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, z. B. für optionale Cookies oder den Empfang von Benachrichtigungen.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, z. B. bei der Registrierung, der Nutzung der Plattform, der Einreichung von Formularen oder der Zahlungsabwicklung.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist und Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen, z. B. zur Gewährleistung der IT-Sicherheit, zur Betrugsprävention oder zur Analyse der Plattformnutzung in aggregierter Form.

3. Welche Daten wir erheben

3.1 Registrierungsdaten

Bei der Erstellung eines Nutzerkontos erheben und verarbeiten wir folgende Daten:

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Passwort (ausschließlich als kryptographischer Hash gespeichert, nicht im Klartext)
Nutzerrolle (Bürger, Behörde, Administrator)

Für Behördenkonten erheben wir zusätzlich:

Name der Organisation/Behörde
Behördentyp und Verwaltungsebene
Adresse bzw. Standort der Behörde
Kontaktdaten der Organisation

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3.2 Persönliche Daten für die automatische Formularausfüllung

Bürger haben die Möglichkeit, persönliche Stammdaten (z. B. Adresse, Geburtsdatum, IBAN) in ihrem Profil zu hinterlegen, um Formulare automatisch vorausfüllen zu lassen. Diese Daten werden verschlüsselt gespeichert (siehe Abschnitt 4) und ausschließlich zur Vorbefüllung von Formularen verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3.3 Formulardaten und Einreichungen

Wenn Sie über AMTUS.de Formulare ausfüllen und einreichen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten verarbeitet und verschlüsselt in unserer Datenbank gespeichert. Zugriff auf diese Daten haben ausschließlich:

Sie selbst (als einreichende Person)
Die zuständige Behörde bzw. Organisation, an die das Formular gerichtet ist

Die Formulardaten werden nicht an unbeteiligte Dritte weitergegeben, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung hierzu.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3.4 Nutzungsdaten und Server-Logfiles

Bei jedem Zugriff auf unsere Plattform werden durch den Hosting-Provider automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien gespeichert, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies umfasst:

IP-Adresse des anfragenden Rechners (wird gekürzt gespeichert)
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Name und URL der abgerufenen Seite
Übertragene Datenmenge
Browsertyp und -version
Verwendetes Betriebssystem
Referrer URL (zuvor besuchte Seite)
HTTP-Statuscode

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs, zur Erkennung und Abwehr von Angriffen sowie zur technischen Optimierung eingesetzt. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Server-Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Stabilität des Angebots).

3.5 Kontaktaufnahme und Feedback

Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen).

4. Verschlüsselung und Datensicherheit

4.1 Verschlüsselung bei der Übertragung (in transit)

Unsere Plattform nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung am Schloss-Symbol in der Browserleiste und daran, dass die Adresszeile mit "https://" beginnt. Wenn die SSL/TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

4.2 Verschlüsselung bei der Speicherung (at rest)

Alle sensiblen Nutzerdaten — insbesondere Formulareingaben, Einreichungsdaten und persönliche Stammdaten — werden vor der Speicherung in der Datenbank mit dem Verschlüsselungsverfahren AES-256-GCM (Advanced Encryption Standard mit 256-Bit-Schlüssel im Galois/Counter-Modus) verschlüsselt. Dieses Verfahren stellt sowohl die Vertraulichkeit als auch die Integrität und Authentizität der gespeicherten Daten sicher. Ohne den entsprechenden Entschlüsselungsschlüssel sind die Daten selbst bei einem unbefugten Datenbankzugriff nicht lesbar.

4.3 Weitere Sicherheitsmaßnahmen

Passwörter werden ausschließlich als kryptographische Hashes gespeichert und sind auch für uns nicht im Klartext einsehbar.
Der Zugriff auf die Datenbank ist auf autorisierte Dienste beschränkt und durch Row-Level Security (RLS) zusätzlich abgesichert.
Regelmäßige Sicherheitsupdates und Überwachung der Infrastruktur.

5. Cookies

5.1 Technisch notwendige Cookies

Unsere Plattform verwendet technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website und die Bereitstellung unserer Dienste unerlässlich sind. Dazu gehören insbesondere:

Session-Cookies: Zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung und Sitzung. Diese Cookies werden nach dem Schließen des Browsers oder nach Ablauf der Sitzung automatisch gelöscht.
Authentifizierungs-Cookies: Zur sicheren Identifizierung Ihres Nutzerkontos nach der Anmeldung.
CSRF-Schutz-Cookies: Zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) i. V. m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Diese Cookies sind für die Funktionsfähigkeit der Plattform zwingend erforderlich und können nicht deaktiviert werden.

5.2 Optionale Cookies (Analyse und Marketing)

Zukünftig behalten wir uns vor, optionale Cookies für Analysezwecke (z. B. zur Messung der Reichweite und Verbesserung des Nutzungserlebnisses) oder für Marketingzwecke einzusetzen. Der Einsatz solcher Cookies erfolgt ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über ein Cookie-Consent-Banner. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG.

5.3 Browser-Einstellungen

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität der Plattform eingeschränkt sein.

6. Auftragsverarbeiter und Drittanbieter

6.1 Supabase (Datenbank und Authentifizierung)

Für den Betrieb unserer Datenbank, der Nutzer-Authentifizierung und der Dateispeicherung nutzen wir den Dienst Supabase (Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992). Die Daten werden in der EU-Region Frankfurt (eu-central-1) gespeichert und verlassen den europäischen Wirtschaftsraum nicht. Mit Supabase haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, der die DSGVO-konforme Verarbeitung Ihrer Daten sicherstellt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Infrastruktur).

6.2 Hosting

Unsere Plattform wird auf eigenen Servern in Deutschland betrieben. Alle Daten verbleiben in Deutschland. Es findet keine Datenübermittlung an Dritte im Rahmen des Hostings statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem effizienten und sicheren Hosting).

6.3 Stripe (Zahlungsdienstleister)

Für die Abwicklung von Zahlungen nutzen wir den Dienst Stripe (Stripe, Inc., 354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA / Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland). Bei der Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs werden folgende Daten an Stripe übermittelt:

E-Mail-Adresse
Gewählter Tarif und Rechnungsbetrag
Zahlungsinformationen (Kreditkartendaten, SEPA-Lastschriftdaten) — diese werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und sind für uns zu keinem Zeitpunkt im Klartext einsehbar

Stripe ist als Zahlungsdienstleister nach PCI DSS Level 1 zertifiziert. Die Datenverarbeitung durch Stripe in den USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6.4 Anthropic / Claude (KI-gestützte Verarbeitung)

Für bestimmte Funktionen unserer Plattform setzen wir KI-Technologie von Anthropic (Anthropic, PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA) ein. Dies betrifft insbesondere:

PDF-Import: Beim KI-gestützten Import von PDF-Formularen wird die Struktur des hochgeladenen Dokuments durch die KI analysiert, um daraus ein digitales Formular zu generieren.
Chat-Funktionen: Sofern KI-gestützte Chat- oder Assistenzfunktionen angeboten werden, können Nutzereingaben zur Verarbeitung an die KI übermittelt werden.
Übersetzungen: Bei der KI-gestützten Übersetzung von Formularinhalten.

Die an Anthropic übermittelten Daten werden ausschließlich zur Verarbeitung der jeweiligen Anfrage genutzt und nicht zum Training der KI-Modelle verwendet (gemäß Anthropics Unternehmensrichtlinien für API-Nutzung). Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Wir sind bestrebt, keine personenbezogenen Daten an die KI zu übermitteln; in Einzelfällen kann dies jedoch technisch erforderlich sein (z. B. bei der Analyse eines hochgeladenen Dokuments, das personenbezogene Daten enthält).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung innovativer Funktionen).

7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

Nutzerkonto: Ihre Kontodaten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung gespeichert. Nach Löschung Ihres Kontos werden Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Formulareinreichungen: Einreichungsdaten werden für die Dauer der Bearbeitung durch die zuständige Behörde gespeichert. Nach Abschluss des Vorgangs und Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht.
Rechnungsdaten: Abrechnungsdaten werden gemäß den steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB) für bis zu 10 Jahre aufbewahrt.
Server-Logfiles: Werden nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht.
Kontaktanfragen: Werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Sie können die Löschung Ihres Kontos und aller damit verbundenen Daten jederzeit über Ihre Kontoeinstellungen oder per E-Mail an [email protected] veranlassen.

8. Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

Ihnen stehen gemäß DSGVO folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft, Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung zu erhalten. Sie können eine kostenlose Kopie Ihrer Daten anfordern.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung / "Recht auf Vergessenwerden" (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die Verarbeitung nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, z. B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.
Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hierdurch nicht berührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an [email protected]. Wir werden Ihre Anfrage unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, bearbeiten.

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Sie können sich insbesondere an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: [email protected]
Website: www.ldi.nrw.de

10. Minderjährige

Unser Angebot richtet sich grundsätzlich an volljährige Personen. Personen unter 16 Jahren dürfen ohne Zustimmung der Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln. Sollten wir Kenntnis davon erlangen, dass personenbezogene Daten von Minderjährigen unter 16 Jahren ohne Einwilligung der Erziehungsberechtigten erhoben wurden, werden wir diese Daten umgehend löschen.

11. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen. Sofern wir Daten in Drittländer übermitteln, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist, z. B. durch:

Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (z. B. EU-US Data Privacy Framework für US-Anbieter)
Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
Weitere geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO

Betroffen sind insbesondere die Dienste Stripe (Zahlungen) und Anthropic (KI-Verarbeitung). Details finden Sie in Abschnitt 6.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir setzen keine vollständig automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO ein. Soweit wir KI-Technologie verwenden (siehe Abschnitt 6.4), dient diese ausschließlich als technisches Hilfsmittel und trifft keine rechtsverbindlichen Entscheidungen gegenüber Nutzern. Ein Profiling zum Zweck der Bewertung persönlicher Aspekte findet nicht statt.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen anzupassen oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Plattform unter amtus.de/datenschutz abrufbar. Wesentliche Änderungen teilen wir registrierten Nutzern per E-Mail mit. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

14. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an:

ALPTEC
Postfach 20251
Justus-Liebig-Straße 2-4
41564 Kaarst
Deutschland

E-Mail: [email protected]